社交辞令も気持ちいい。ビジネスメールについて思うこと

2012年08月01日(水)【
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基本的に僕は外注製作が基本なわけで、直接クライアントとやり取りをする案件はほんの数件しか持っていない。

ほとんどはWEB製作会社、もしくは印刷会社からの発注を受け、依頼通りのものを作っているわけで、そこに提案の余地が全く無いと言われれば、それは嘘になるんだけど、やっぱり原則として「言われたとおりにする」と言う業務となる。

ただ、ありがたいことに、業務スピードの面では一定の評価を頂いていると言うこともあり、長い付き合いのクライアントからは、「5の原稿を渡すから、時間があれば残り10まではそちらで引っ張ってくれ」みたいな感じで指示されることも少なくない。

これが良いかどうかは、それこそ依頼内容によるんだけど、外注と言う身分でありながら、自分で「こう言う方法はどうか」って言う提案の余地が出来ること、それをちゃんと先方に交渉をしてもらい、使うべきかどうかを考えてくれるクライアントには感謝しているところもあって、やっぱり自分は言われたとおり100%は出来ないんだよなーって反省もしながら、時折嬉しくなってしまうこともあるわけだ。

先方はどう思っているかどうかは分からないけれども、お互いそれなりに良好に仕事が出来る関係は築けているとは思っていて、提案が激しく却下されたこともほとんどないし、却下されたとしても、ではどのようなものを求めているのかって言う相談はし合えるところまで辿り着けたという実感もある。

が、一度だけ。この7年間のフリーランス人生において、一回だけ本当に困ったことがあった。

今回はそんなお話をダラダラいきまっしょい。

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ビジネスマナー=社交辞令でいいと思う

一人で仕事をしていると、やっぱり徹底しておきたいのが「ビジネスマナー」だ。

ビジネスマナーって言うと堅苦しいけど、要するに「お互い仕事を一緒にすることになるんだから、快適な状態にしておきましょうよ」って言うだけの話で、どれだけ長い付き合いであっても、仕事である以上は敬語であるのは当然のことながら、送りあうメールにも「あいさつ文」「伝達事項」「署名」はきっちり入れておこう みたいな。

たとえ仲がよろしくないと言うか、「この人とは合わないかも?」って思ってても、お金が関わる仕事なんだから、社交辞令であっても、そこら辺はきっちりしておきたいもので、・・・と言うかビジネスマナー=社交辞令なんだけれども、これがあるのと無いのとでは、仕事の快適性って相当違うことくらいはほとんどの方がお分かりのことだろうと思う。
逆に仲がよくても、極端に砕けるようなことはせず、礼儀は怠らないと言うことも重要なんじゃないかなと。

僕の場合、基本的にクライアントにメールを送る場合は

●●株式会社 御中
●●様

いつもお世話になりましてありがとうございます。

(伝達文章色々)

以上、よろしくお願い致します。
———————————-
四畳半ワークス
代表:masaki(読み仮名)
住所:000-0000 日本のどこか
mail:info@●●●●●.●●
———————————-

状況によって一部内容を変えるけど、大体こんな感じ。(署名欄はダミーね)
8/1 21:00 追記
「●●株式会社 御中 ●●様」ではなく、「●●株式会社 ●●様」が正確な記述となります。誤記申し訳ありません。

割と当然っちゃぁ当然のことだと思うんだけど、これがお互い慣れてきたり、先方がそこら辺不慣れだったりすると、上記の中の色んなものが欠落を始め、最終的に内容のみの不躾なものに変貌してくることがある。

当たり前のことなんだけど、ビジネスメールにまさか顔文字を入れるわけにも行かないし(極稀に居ますが・・・)、砕けた表現満載ってわけにも行かないから、文面だけを見ると、結構威圧感漂うこともあったりするわけで、変に勘ぐってしまうことも多かったりするものだ。(もしかしてこの人怒ってる? みたいな)

でも、そうであったとしても、文中に「挨拶」、「締め文」、「署名」があると安心できるわけで、たったこれだけのことでも業務の快適性って相当変わる。

社交辞令って言うとなんか悪そうなイメージも漂うけど、そんなことは無い。
これは「お互い、出来る限り快適な状態で仕事を頑張りましょう」って言う共通意識を持つための儀式のようなもので、どれだけ忙しくて切羽詰っていて面倒であっても、必ず文中には入れ込んでおきたいものだ。

最初はクライアントがそんな感じではなくても、自分からそう言う風に形を守って送り続けることで伝わるものは伝わるし、意外と真似してもらって、最終的にお互いの文面が整ってくる と言うのはこれまでの経験で結構あったことだ。

たった一回だけのお話

まぁ、こんなことでお前何怒ってんだよって思う人もいるかもしれないけど、これまでの仕事の中で、一回だけどうしようもなく、別の担当者に泣きついたことがあった。
もうずいぶん前の話だけれども。

多分相手方にも色んな思いがあったとは思うし、引継ぎなどの関係上、やむを得なかったところもあったと思うんだけど、こちらがどれだけ形式を作ってメールを送っても、返信の全てが
●タイトルなし(もしくはRe:)
●修正点を挙げてくれるのは良いものの、どこの修正部分か分からない。スクリーンショットなども無い。
●全ての文末に?がついている(「ここはこうしていただきたいのですが?」「●●の修正が出来てませんよね?(←指示されてない)」)
●署名が無い

と言った感じで、当時は仕事量が圧迫しており、別件でメールもガンガン来ていた時期だったこともあって、署名が無く、タイトルも無く、会社名なし個人名からのメールと言うこともあって、「誰だこれ」みたいな感じで混乱してしまい、業務進行が滞ってしまったと言うことがあった。

毎度そのメールを受けるたびに確認を行い、詳細を教えて欲しいと返信し、スクリーンショットを用意してくださいと依頼したものの、毎回同じことを繰り返していては、全く仕事にならん! と言うことで、引継ぎ前の担当の方に連絡させてもらい、無理を言ってその担当の方とやりとりをさせてもらうことにしたと言うことがある。
幸いもう業務も終盤だったので、事なきを得たものの、これは何がどう悪かったんだろうかって今でも自問自答していたりするわけだ。

もちろん、僕のやり方も不味かったって思うし、かといって・・・ん~~~~~~~! みたいな。
でも、それ以来でも定期的に案件を回してもらっているので、決して間違ったことはしていないはず・・・と思う。

その件もあって、決して押し付けるわけじゃないんだけど、お互い良好に仕事をするなら、単純なことでも、面倒でもビジネスマナーと言うか、社交辞令はもっと徹底するべきなのかもしれないなーって思うようになって現在に至っている。

挨拶って気持ちいいよ?

これも当たり前なんだけど、お互いを知り尽くした友人であっても、最初の挨拶って嬉しいものだと思う。
「うぃ~~っす!」みたいな感じでも。

それが社交辞令であっても、最初の挨拶があるかないかってだけでも印象って相当変わるものだし、悪い言い方をすると「とても使い勝手のいいもの」だとも思っている。

まずは挨拶から始めれば角は立たないよね 的な感じで十分。
僕らは馴れ合いで仕事をしているのではなく、僕らの仕事の先にエンドユーザーがいて、彼らのための最善を尽くすことも一つの仕事なのだから。
さらに、そこにお金が発生している以上、好きでも嫌いでもなんとも思って無くても協力し合わなければならないわけで、そのために出来る最初の一歩が、ありふれた社交辞令であってもいいんじゃないかなと。

堅苦しく思わなくて良いし、そうでなければならないとも思わなくて良い。
でも、形式でもいいから、守るべきものは守ってみよう。

たったそれだけのことでも、きっと仕事が綺麗に回るようになるきっかけになると思うのだ。

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